Hoje, muitas empresas que estão adotando a transformação digital erram — e invariavelmente, se frustram — quando investem tempo e dinheiro apenas em trazer novas tecnologias sem antes pensar nas metodologias que serão responsáveis por organizar seus processos e gerar valor para cada entrega.
A verdade é que, diante da jornada complexa e dinâmica de inovação, adotar práticas de produtividade, antes de qualquer coisa, se faz essencial para otimizar a energia de times e gerar competitividade no mercado.
É por isso que neste artigo entraremos a fundo no conceito básico do BPM, destacando as vantagens desse conjunto de práticas para empresas que querem utilizar a total potência de soluções digitais e mostrando quais os passos práticos para implementá-lo.
O Business Process Management (BPM), ou gestão de processos de negócio, é um conjunto de práticas com foco na modelagem, organização e otimização de processos de uma empresa, pensado para potencializar entregas e integrar os objetivos de empresas com as necessidades de seus clientes.
Vale ressaltar que essa abordagem não se trata de um serviço, aplicativo, nem de uma ação isolada de melhoria ou microgerenciamento. Em vez disso, essa é uma prática cíclica e contínua de produtividade, que envolve toda a cultura organizacional para construir uma visão holística das entregas de valor e desenhar o melhor jeito de se executar tarefas e processos com qualidade e agilidade.
Uma vez que se constrói uma cultura de BPM na empresa, tanto tomadores de decisão, quanto equipes, conseguem identificar mais facilmente gargalos, redundâncias e ineficiências que possam estar prejudicando o desempenho das entregas.
Além disso, a gestão de processos facilita o mapeamento de padrões e tarefas repetitivas que, uma vez identificados, podem ser aprimorados com o uso das ferramentas certas, por meio de automação, regras e fluxos de trabalho.
Dito isso, olhando por uma perspectiva completa, como vantagens do BPM temos:
Ao abordar a redução de custos, não estamos falando em comprometer a qualidade do produto final, mas sim em focar na eficiência e nas sobrecargas operacionais que, por falta de planejamento, podem gerar contratempos. Nesse contexto, a aplicação de práticas de BPM quase sempre — se não sempre — resulta em reduções que vão além das financeiras, abrangendo também economias de tempo, recursos e ferramentas.
Uma das vantagens do BPM está diretamente relacionada à transparência e à visibilidade. Com uma gestão de processos que integra o negócio, torna-se possível monitorar de forma completa as métricas de desempenho em cada área da empresa. Essa transparência permite um gerenciamento mais eficaz e a capacidade de ajustar estruturas e processos com eficiência sempre que necessário, proporcionando uma visão clara das otimizações realizadas e possibilitando até mesmo a previsão de tendências e resultados.
Um BPM bem estruturado mantém um constante olhar para feedbacks e possíveis falhas de conformidade, permitindo que erros sejam rapidamente identificados e corrigidos. Isso ajuda a evitar penalidades ou até mesmo danos mais graves, tanto para a reputação, quanto para o orçamento da empresa.
Para acompanhar os movimentos, transformações e demandas de um mercado cada vez mais volátil e digitalmente dinâmico, o BPM promove uma mentalidade de adaptação e produtividade que orienta a criação de processos — sejam eles administrativos, estratégicos ou operacionais — mais flexíveis e reutilizáveis dentro de inúmeros contextos.
Ao proporcionar uma visão mais ampla de todas as responsabilidades, prazos, projetos, etapas, envolvidos e andamento das entregas, a natureza padronizadora e integradora do BPM evita que obstáculos interfiram em cada processo e facilita a transferência de responsabilidades sem perda de informações ou do modo operacional estabelecido.
O ciclo de vida do BPM é amplamente conhecido por se dividir em seis etapas estruturadas e conectadas, essenciais para uma implementação bem-sucedida.
Ressaltamos aqui, que a implementação do BPM pode ser feita por qualquer empresa, de qualquer tamanho e segmento, justamente por ser uma abordagem ampla que preza por melhorias de processos das mais diversas características. Confira abaixo ações recomendadas dentro de cada etapa:
Nesta fase inicial, a empresa deve realizar um levantamento de suas necessidades de negócio e objetivos estratégicos, incluindo a identificação das áreas específicas que precisam de aprimoramento, dos problemas recorrentes e das oportunidades para melhorar a eficiência e qualidade de cada execução.
Entender quais processos precisam de otimização e categorizá-los de acordo com sua criticidade te ajudará a saber por onde começar e quais correções devem ser prioritárias.
Após a definição das necessidades, é hora de desenhar processos. Isso envolve a criação de fluxos de trabalho por inteiro, na ordem exata em que ocorrem, visando atender demandas específicas e pensar em etapas personalizadas que tenham foco em otimizar o tempo e a performance do time.
Lembre-se de que essa estrutura deve considerar toda a jornada do usuário, os recursos disponíveis, o contexto da empresa e as metas a serem alcançadas e que a padronização é um recurso interessante nesta hora, justamente por estabelecer uma base uniforme de atuação e, principalmente, de medição.
Uma vez que os processos e fluxos de trabalho foram desenhados, é necessário representá-los de maneira mais visual, mostrando cada interação e agentes envolvidos para a sua conclusão.
Isso permite que todos tenham uma visão do cenário ideal de funcionamento de cada processo e facilita a identificação de pontos de melhoria ou de possíveis gargalos, que podem mais uma vez ser revisados antes de serem executados.
Para aprender como modelar processos usando diagramas, mapas e modelos específicos da cultura BPM, recomendamos a leitura do whitepaper “Manual prático sobre BPM: o que é e como desenhar processos usando essa prática”.
Aqui, os processos modelados são colocados em prática. A fase de execução testa o funcionamento de tudo que foi estruturado em um ambiente real, verificando se a sequência de atividades cumpre seu propósito e atende às expectativas.
Plataformas específicas para gestão de processos são essenciais nesta jornada, pois atuam diretamente no controle e na automação de tarefas, integrando diferentes departamentos e sistemas e promovendo uma experiência operacional fluída.
Com os processos em execução, se faz necessário o monitoramento contínuo para avaliar seu desempenho. A empresa deve acompanhar indicadores e métricas que considera relevantes, observando cada falha e pontos de atenção.
Com esse acompanhamento, fica mais fácil identificar ajustes em tempo real — assegurando que os processos criados continuem a agregar valor — e responder a problemas antes que eles impactem negativamente todo o fluxo de trabalho.
Uma vez que se obtém a consolidação de indicadores e insights coletados pelo monitoramento, a otimização deve ser aplicada como uma prática contínua. Analisar e ajustar etapas será uma parte essencial do dia a dia e trará resultados visíveis, tanto na melhora da eficiência, quanto na adaptação de mudanças necessárias ao negócio.
Pense que dados e feedbacks são o que guiam as decisões estratégicas de melhoria e permitem com que a otimização de processos siga de uma maneira natural.
O BPM não é apenas uma solução para o presente, mas um investimento estratégico para o futuro.
Naturalmente, após a sua implementação, ele exige um investimento em tecnologia, uma vez que cada etapa depende de processos estruturados que garantam visibilidade, redução de riscos e agilidade na execução.
É aí que entramos em cena! A Agidesk oferece recursos desenhados para que você tire ao máximo as vantagens do BPM, trazendo otimização de processos a partir da configuração de fluxos e regras e gerindo indicadores dentro de cada processo necessário para o funcionamento do seu negócio — o que te proporciona inúmeras oportunidades para identificar tendências, prever cenários e tomar decisões estratégicas proativas.
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