No cenário atual, em que as empresas enfrentam um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, a busca por soluções que impulsionam a produtividade nunca esteve tão em evidência.
É nesse sentido que o BPM — Business Process Management —, ou Gestão de Processos de Negócio, se destaca como uma abordagem estratégica para mapear, analisar e otimizar processos organizacionais, garantindo maior eficiência, agilidade e alinhamento com os objetivos do negócio e entrega de valor para clientes. Essa filosofia permite que as empresas identifiquem oportunidades de melhoria em processos, estabeleçam uma base sólida para a inovação contínua e assegurem que suas operações sejam executadas de forma estruturada e eficaz.
De acordo com a Associação de Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negócios (ABPMP), 88% das empresas brasileiras têm uma área bem estruturada de BPM, e 54% já implantaram pelo menos uma ferramenta de BPM em seu cotidiano¹. No entanto, apesar desse avanço, muitas organizações ainda enfrentam desafios para aplicar essa prática de maneira eficaz e sustentável, especialmente quando se trata de alinhar suas operações aos objetivos estratégicos e às necessidades do cliente.
Dado esse contexto, acompanhe ao longo deste artigo tudo sobre o conceito de BPM e como a modelagem de processos pode garantir o crescimento da sua organização.
BPM: o que é e por que sua empresa precisa?
O BPM é uma abordagem estratégica e sistemática para gerenciar e aprimorar os processos de negócios dentro de uma organização, tendo seu foco em alinhar operações com os objetivos da empresa, enquanto atende às expectativas e necessidades dos clientes.
Cabe aqui um ponto de atenção importante: diferente de uma ferramenta, serviço, metodologia ou prática pontual, o BPM vai além e se configura como uma filosofia organizacional que, ao conectar pessoas e tecnologia, promove uma visão holística e integrada de toda a operação.
De modo geral, podemos dizer que seu objetivo é desenvolver uma cultura de melhoria contínua e garantir que processos sejam um motor de inovação, gerando resultados consistentes, sustentáveis e sempre adaptados às mudanças do mercado e das demandas internas.
Origens do BPM: os primeiros passos da gestão de processos
Embora o conceito formal de BPM tenha ganhado popularidade nos últimos anos, a prática de gerenciar e melhorar processos remonta a tempos antigos. Suas raízes estão ligadas aos estudos de eficiência de Frederick Taylor, considerado o pai da administração científica, que ao acreditar que a análise detalhada e a sistematização das atividades abriria novos caminhos para alcançar resultados mais eficazes, dedicou sua carreira a otimizar o desempenho das tarefas para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.
Com o tempo, a gestão de processos evoluiu e incorporou novas abordagens e metodologias, como Kanban, que foca na gestão eficiente do fluxo de tarefas, e Kaizen, que enfatiza a melhoria incremental e a eliminação de desperdícios. Esses conceitos ajudaram a refinar ainda mais as práticas de melhoria contínua e gestão visual dos fluxos de trabalho.
Com a era digital, o BPM passou por uma nova revolução: a automação e digitalização dos processos permitiram que as organizações gerenciassem fluxos de trabalho complexos com mais agilidade e precisão. Com isso, ferramentas e tecnologias emergentes, como sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho baseados em inteligência artificial e RPA (Automação Robótica de Processos), permitem que as atividades humanas sejam complementadas e, muitas vezes, otimizadas, aumentando a produtividade e minimizando erros.
Embora tenha evoluído, o BPM mantém os princípios de eficiência e organização, agora com uma aplicação cada vez mais integrada à tecnologia, permitindo que as empresas gerenciem processos de forma mais estratégica e inovadora.
Vá além do conceito: como implementar o BPM no dia a dia?
Agora que você já compreende o que é BPM, vamos explorar sua estrutura e aplicação na prática! Essa gestão de processos segue um ciclo de vida bem definido pelo CBOK (Business Process Management Common Body of Knowledge), que descreve um framework detalhado, pensado para organizar o ciclo de vida do BPM nas seguintes fases abaixo:
1. Alinhamento da estratégia e metas: definição clara dos objetivos organizacionais e a forma como os processos devem contribuir para alcançá-los;
2. Mudanças arquiteturais: adaptação e reestruturação dos processos e das ferramentas necessárias para suportar a execução das metas estratégicas;
3. Desenvolvimento de iniciativas: criação de projetos e iniciativas específicas para implementar as mudanças necessárias nos processos;
4. Implementação das mudanças: execução prática das mudanças propostas nos processos e sistemas;
5. Medição do sucesso: avaliação do impacto das mudanças e a medição dos resultados alcançados;
6. Refinamento ou melhoria: busca contínua por melhorias, com base nos dados coletados e nas lições aprendidas.
Ao implementar essas etapas do BPM de maneira adequada, as empresas não só garantem o sucesso das iniciativas de negócio, como também colhem diversos benefícios estratégicos rapidamente — que vão desde a redução de custos, uma vez que ele ajuda a identificar e eliminar ineficiências nos processos, até um fluxo de trabalho mais harmonioso e uma maior transparência, controle e conformidade de ambientes, com todos os envolvidos tendo uma visão clara e acessível das operações em andamento.
Para entender melhor como cada fase se interconecta e os impactos dessa prática, recomendamos a leitura do artigo “Como o BPM melhora a tomada de decisões com processos otimizados”.
BPM, BPMN e BPMS: entenda as diferenças
Embora BPM (Business Process Management), BPMN (Business Process Model and Notation) e BPMS (Business Process Management Suite) estejam intimamente relacionados, cada um desses termos se refere a um conceito distinto — mas complementar.
Compreender como esses elementos se interconectam é essencial para aplicá-los de forma eficaz e potencializar os resultados obtidos. Para esclarecer essas diferenças, apresentamos os conceitos a seguir:
BPMN: a linguagem de modelagem dos processos
Em termos simples, o BPMN trata-se de uma linguagem gráfica que permite representar visualmente os fluxos de trabalho, facilitando a comunicação e a compreensão dos processos dentro de uma organização, tanto para profissionais de TI, quanto para gestores de negócios. Ele, basicamente, é utilizado para documentar e analisar cada passo da operação, fazendo uso de um conjunto de símbolos e diagramas para ilustrar atividades, eventos, decisões e interações entre diferentes atores de forma detalhada.
Principais tipos de modelagem BPMN
O BPMN pode ser modelado de diferentes formas, dependendo do nível de detalhe e do objetivo do mapeamento. Cada abordagem atende a necessidades diferentes dentro da organização, garantindo que os processos sejam bem compreendidos, otimizados e, quando necessário, automatizados. Confira os principais tipos de modelagem de processos abaixo:
- Modelagem descritiva: usada para representar os processos de forma simples e intuitiva, voltada para gestores e stakeholders que precisam de uma visão geral sem aprofundamento técnico.
- Modelagem analítica: adiciona mais detalhes, como eventos, gateways e fluxos alternativos, permitindo uma análise mais precisa para identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
- Modelagem executável: criada para ser integrada a sistemas BPMS, permitindo automação e execução dos processos, com regras de negócio e integrações tecnológicas.
BPMS: a plataforma tecnológica de suporte ao BPM
O BPMS, por sua vez, refere-se a plataformas tecnológicas ou softwares que oferecem funcionalidades e recursos — como quadros de gestão de projetos, automação de workflows e painéis de monitoramento de desempenho — necessários para implementar, executar, gerir e analisar processos. Geralmente, essas ferramentas conectam-se com outras soluções de negócios e tecnologias, criando espaço para grandes otimizações e inovações. Veja abaixo as principais tecnologias que integram com esse ecossistema:
- Integração com sistemas corporativos: plataformas BPMS podem se conectar a sistemas essenciais para a gestão empresarial, como ERP (Enterprise Resource Planning) — garantindo a sincronização de processos financeiros, estoque e recursos humanos —, CRMs (Customer Relationship Management) — onde permite um fluxo mais eficiente no atendimento ao cliente, suporte e vendas — e SCM (Supply Chain Management) — melhorando a visibilidade da cadeia de suprimentos, automatizando pedidos, rastreamento de entregas e relacionamento com fornecedores.
- Integração com inteligência artificial e automação: a automação inteligente potencializa os BPMS ao incorporar tecnologias como chatbots e assistentes virtuais, que agilizam interações com clientes e funcionários. A integração com RPA permite a execução automática de tarefas repetitivas, reduzindo erros e aumentando a produtividade. Além disso, o uso de machine learning e análises preditivas ajuda na tomada de decisões estratégicas, identificando padrões e tendências nos processos.
- Integração com ferramentas de BI (Business Intelligence): os BPMS podem se conectar a plataformas de Business Intelligence para transformar dados operacionais em relatórios e dashboards interativos. Essa integração permite a análise em tempo real da eficiência dos processos, ajudando na identificação de gargalos e oportunidades de melhoria. Com insights mais precisos, as empresas podem otimizar fluxos de trabalho e tomar decisões baseadas em dados concretos.
- Integração com soluções de comunicação e colaboração: a integração com ferramentas como e-mails, notificações automáticas, Microsoft Teams, Slack e Google Workspace melhora a comunicação entre equipes durante a execução dos processos. Os BPMS podem enviar alertas sobre tarefas pendentes, prazos e aprovações, garantindo que as informações cheguem rapidamente aos responsáveis. Isso melhora a produtividade e a colaboração, tornando os fluxos mais ágeis e transparentes.
- Integração com sistemas legados: muitas empresas ainda utilizam sistemas legados que não podem ser substituídos facilmente. Para manter a compatibilidade e modernizar os processos, os BPMS utilizam APIs e conectores, garantindo a troca segura de informações entre sistemas antigos e novas soluções. Dessa forma, a digitalização acontece sem a necessidade de uma migração completa, reduzindo custos e impactos operacionais.
- Integração com plataformas de cloud e serviços web: os BPMS podem operar na nuvem (cloud computing), utilizando serviços como AWS, Google Cloud e Azure para armazenar dados, garantir escalabilidade e facilitar o acesso remoto. Além disso, a integração com APIs REST e SOAP permite a comunicação eficiente entre diferentes aplicações, possibilitando a automação de fluxos que envolvem múltiplos sistemas e serviços web.
- Integração com ferramentas de gestão de documentos (ECM): a integração com Enterprise Content Management permite a automação do gerenciamento de documentos dentro dos BPMS. Isso garante o controle de versões, a segurança da informação e a organização dos arquivos utilizados nos processos. Além disso, os BPMS podem automatizar aprovações e assinaturas digitais, tornando a tramitação de documentos mais rápida e eficiente.
Como BPM, BPMN e BPMS se interconectam?
Embora cada um desses termos tenha uma função específica, é a interdependência entre eles que garante uma gestão de processos de negócios realmente eficiente. O BPM, enquanto prática, define a estratégia e a metodologia para coordenar as ações dos times; o BPMN, como notação gráfica, facilita a modelagem e a compreensão das etapas estruturadas; e o BPMS, por sua vez, fornece a tecnologia necessária para automatizar, monitorar e otimizar operações.
A relação entre eles é cíclica: primeiro, definem-se as metas e estratégias que guiarão a operação; em seguida, os processos são representados de forma clara e compreensível; e por fim, utilizam-se as ferramentas necessárias para execução, monitoramento e otimização contínua.
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Em resumo, é por meio dessa filosofia que as empresas estão, não só organizando seu presente, mas também se preparando estrategicamente para um futuro mais ágil, produtivo e sustentável.
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